خطوات لتحقيق حلمك.. إزاي تعمل مشروع ناجح؟
هل لديك مشروع جديد ولكنك لا تعرف من أين تبدأ؟ هل أنت خبير في التنظيم ولكن تحديد أولويات المهام لا يأتي بسهولة؟ هل تم تكليفك بإدارة مشروع كبير يضم فرقًا متعددة، لكنك لم تكن مديرًا لمشروع من قبل؟
فيما يلي بعض الخطوات لضمان أكبر قدر من النجاح لمشروعك الجديد، وفقا لموقع Forbes.
فهم النطاق
تأكد من أن نطاق المشروع واضح تمامًا، وأعلم ما هي أهداف المشروع، ومعرفة إذا كنت المورد الوحيد للمشروع أم هناك آخرين وما هي مهامهم، كما يجب معرفة المعايير التي يجب استيفاؤها حتى يعتبر المشروع كاملاً وناجحًا، افهم نطاق المشروع من خلال طرح هذه الأنواع من الأسئلة على مديرك أو راعي المشروع.
توثيق المهام وتحديد أولوياتها
يمكن أن يكون توثيق المهام بسيطًا مثل إنشاء جدول بيانات أو معقدًا مثل خطة مشروع رسمية باستخدام برامج إدارة المشروع، إذا لم تقم بإنشاء قائمة مهام أو خطة مشروع من قبل، فابحث عن قوالب مجانية عبر الإنترنت تناسب مشروعك، اجتمع مع مديرك أو راعي المشروع للتأكد من أنك قمت بتحديد الأولويات بشكل مناسب، إذا كانت هناك فرقًا أو أفراد آخرين معنيين، فاجتمع معهم لتوثيق مهامهم.
إدارة النطاق المتفق عليه
سيُطلب منك بلا شك إضافة مهام أو ميزات أو مراحل جديدة لم تكن مدرجة في نطاق العمل الأصلي، لذلك عليك أن تعلم جيدًا هل يجب عليك إضافة هذه الطلبات وأخذ مساحتك الكافية، أم أنك مضطر لتسليم المشروع في الوقت المحدد؟، لذلك قم بإجراء بعض الأبحاث أولاً لمعرفة مدى تأثير ذلك على المشروع، ثم قم بمراجعة النتائج مع مديرك أو راعي المشروع، وسوف يحددون ما إذا كان سيتم استيعاب تغييرات النطاق أم لا.
إبقاء الجميع على تواصل
من المهم أن يفهم جميع المشاركين الحالة طوال دورة حياة المشروع، إن كيفية توصيل حالة المشروع، في اجتماعات رسمية، مثل اجتماعات الحالة الأسبوعية وتقارير الحالة، أو مثل رسالة بريد إلكتروني تسرد الإنجازات الأسبوعية والخطط المستقبلية وأي مشكلات أو مخاطر، ستعمل على نجاح المشروع بفضل أشكال الاتصال المتعددة بينكم.
تصعيد المشكلات
قم دائمًا بالعناية الواجبة عند ظهور مشكلات أثناء المشروع، لا تسبب الذعر من خلال تصعيد شيء لا يمثل مشكلة حقيقية على الفور، أو الأسوأ من ذلك، عدم قول أي شيء على أمل أن تحل المشكلة نفسها، من خلال البحث بشكل أعمق في السبب الجذري، قد تجد حلاً سريعًا أو حتى طريقة أفضل لأداء وظيفة ما، إذا كانت هناك مشكلة ستؤثر حقًا على المشروع، فامنح مديرك أو راعيك جميع الخيارات حتى يتمكنوا من اتخاذ قرار مستنير.
ستكون هناك دائمًا حواجز على الطرق أو أمور مجهولة، يمكن أن تتسبب في تأخير المشروع، ولكن التواصل الواضح هو مفتاح الإدارة الفعالة للمشروع، حتى لو لم تكن مدير مشروع، فإن اتباع هذه الخطوات الحاسمة يمكن أن يضعك ويبقيك على طريق النجاح.
